La confidentialité, notre priorité

Le Code de confidentialité explique notre engagement envers vous. Conforme à la législation sur la protection des renseignements personnels, il intègre les 10 principes qui suivent :

Responsabilité

Tous nos employés sont tenus de protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès. Nos politiques et procédures visant la protection des renseignements personnels sont strictes, et des membres du personnel de BMO Groupe financier sont désignés pour veiller à ce qu'elles soient respectées.

Notre chef de la confidentialité a pour tâche de superviser la protection des renseignements personnels, notamment en ce qui a trait aux politiques, à la résolution des différends, à la formation et à la communication. Il doit également faire un compte rendu à l'égard de sujets liés à la confidentialité au conseil d'administration et à la direction, pour l'ensemble de BMO Groupe financier. Pour connaître ses coordonnées, reportez-vous au principe 10

Détermination des fins de la collecte de renseignements

En devenant client de BMO Groupe financier ou lorsque vous demandez l'un de nos produits ou services, nous vous demandons des renseignements personnels pour diverses fins :

• vérifier votre identité et prévenir la fraude;
• comprendre vos besoins en matière de services financiers;
• vérifier si un produit ou service vous convient;
• établir votre admissibilité à des produits ou services en vue de vous les offrir;
• faire votre inscription à l'égard de tout produit ou service que vous avez demandé et l'administrer;
• satisfaire aux exigences de la législation ou de la réglementation.

Nous pouvons vérifier les renseignements qui vous concernent auprès des agences d'évaluation du crédit, des assureurs-crédit, des registres, de votre employeur, des personnes données en référence et d'autres prêteurs.

Consentement

Lorsque vous demandez un nouveau produit ou service, nous vous demandons l'autorisation d'obtenir, d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels. Vous pouvez en tout temps mettre fin à votre consentement si :

• vous présentez un préavis raisonnable;
• nous ne sommes pas tenus juridiquement d'obtenir, d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels;
• cela ne nous empêche pas de respecter notre contrat;
• votre consentement n'est pas lié à un produit de crédit que nous vous avons accordé et pour lequel nous devons obtenir et échanger des renseignements personnels régulièrement avec des agences d'évaluation du crédit, des assureurs-crédit et d'autres prêteurs.

Limitation de la collecte

Nous ne recueillons que les renseignements dont nous avons besoin. Il se peut que nous vous demandions les renseignements suivants :

• Numéro d'assurance sociale (NAS) - Aux fins de déclaration de revenu à l'impôt et autres fins gouvernementales, notamment pour l'ouverture d'un compte générant des revenus et pour un placement enregistré de revenu de retraite, de façon à respecter les exigences de l'Agence du revenu du Canada. Nous pouvons utiliser votre NAS à des fins administratives, notamment pour assurer la concordance des renseignements personnels avec l'information de l'agence d'évaluation du crédit, ou comme numéro d'identification interne pour vous distinguer des clients qui ont un nom semblable au vôtre.
• Renseignements financiers - Pour s'assurer que les conseils que nous vous offrons et les placements que vous achetez vous conviennent.
• Renseignements sur la santé -Pour établir votre admissibilité à certains de nos produits d'assurance.
• Coordonnées -Par exemple vos nom, adresse, numéro de téléphone ou adresse de courriel.

Dans certains cas, vous pouvez décider de ne pas nous donner certains renseignements. Toutefois, dans un tel cas, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir le produit, le service ou l'information que vous demandez.

Nos conversations téléphoniques peuvent être écoutées ou enregistrées afin de protéger nos droits respectifs (pour veiller à ce que vos instructions soient bien exécutées, vérifier que nous vous donnons toute l'information requise et assurer la qualité de notre service à la clientèle).

Nous vous informerons des fins ci-dessus lorsque vous demanderez nos produits ou nos services. Si les renseignements qui vous concernent doivent être utilisés à d'autres fins, nous vous demanderons votre accord.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

BMO Groupe financier n'utilise ou ne communique des renseignements personnels que pour les raisons de leur collecte. En aucun cas nous ne vendons ou ne donnons des listes de nos clients à d'autres entreprises pour leur propre usage. Si une autre entreprise nous fournit une liste de clients, nous exigeons d'eux une confirmation du respect de la législation sur la protection des renseignements personnels applicables.

Nous pouvons communiquer les renseignements qui vous concernent aux sociétés membres de BMO Groupe financier pour qu'elles puissent vous proposer des produits et services qui répondent à vos besoins dans le cadre de leurs activités de marketing, ce qui comprend le télémarketing.

Pour que vous puissiez profiter de notre gamme complète de produits et de services, nous échangeons, avec votre consentement et dans la mesure permise par la loi, des renseignements personnels (autres que ceux sur la santé) avec les autres membres de BMO Groupe financier.

Si toutefois nous achetions ou vendions des entreprises, les renseignements personnels liés aux comptes, aux produits ou aux services de ces entreprises seraient transférés au nouveau propriétaire à titre d'actifs.

Il se peut que nous demandions à d'autres entreprises d'offrir des services en notre nom, notamment pour le traitement de données, l'administration de compte et le marketing.

Dans ce cas, nous ne leur communiquons que les renseignements utiles pour les services en question. Nous avons des ententes avec ces entreprises qui les obligent à respecter des exigences aussi élevées que les nôtres en matière de confidentialité.

Dans certains cas, ces entreprises se trouvent à l'extérieur du Canada et doivent fournir des renseignements aux instances gouvernementales, aux autorités de réglementation ou aux organismes d'application de la loi si elles y sont tenues par la loi.

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des autorités juridiques ou réglementaires dans le cas où nous suspectons des activités de blanchiment d'argent, un délit d'initié, une pratique commerciale manipulatoire ou trompeuse ou d'autres activités criminelles, pour déceler et prévenir la fraude ou pour satisfaire aux exigences de la législation ou de la réglementation d'instances gouvernementales, d'organismes de réglementation ou d'autres organismes d'autoréglementation. Nous pouvons aussi être amenés à communiquer des renseignements personnels pour respecter une obligation légale (par exemple, ordonnance d'un tribunal) ou pour protéger notre actif (pour le recouvrement de comptes en souffrance, par exemple). Lorsque nous devons transmettre des renseignements personnels pour ces raisons, nous ouvrons un dossier qui précise quels renseignements ont été communiqués, quand, à qui et pourquoi.

BMO Groupe financier a des politiques en place qui régissent la période durant laquelle nous gardons les renseignements personnels. Ils seront gardés aussi longtemps que cela rencontre les fins projetées ou que cela est requis légalement.

Exactitude

Nous nous engageons à maintenir l'exactitude des renseignements personnels et veillons à ce qu'ils soient complets et à jour. Si vous trouvez des erreurs dans nos données ou si les renseignements qui vous concernent sont modifiés, vous devez en aviser immédiatement la succursale ou le bureau avec lequel vous traitez pour que nous apportions les changements nécessaires. Nous ferons de notre mieux pour informer de ces changements ceux à qui nous avons communiqué des renseignements.

Si nous n'acceptons pas d'apporter les modifications que vous demandez, vous pouvez contester notre décision. Leprincipe 10 décrit comment porter plainte.

Mesures de sécurité

Les renseignements personnels sont en sécurité chez BMO Groupe financier, peu importe leur support. Nous avons établi une gamme complète de contrôles de sécurité pour protéger les renseignements personnels contre l'utilisation, la consultation, la modification, la copie, la destruction et la communication non autorisées, et contre la perte ou le vol.

Nous assurons la sécurité matérielle, électronique et organisationnelle des renseignements personnels. Nous le faisons notamment en restreignant l'accès à nos salles de traitement et de stockage des données, en limitant l'accès aux renseignements pertinents à des employés autorisés, en utilisant des mots de passe, des NIP, des passe-partout, des pare-feu, le chiffrement es données transmises électroniquement et l'utilisation de serrures sécuritaires sur les classeurs et les portes.

Nous avons conclu des ententes et mis en place des mesures de sécurité avec les agences de crédit, les assureurs-crédit, d'autres prêteurs et des fournisseurs de services, exigeant qu'ils assurent la confidentialité des renseignements que nous leur communiquons et qu'ils les utilisent uniquement pour offrir le service que nous leur avons demandé.

Sur nos sites Web, des témoins ou autres mécanismes de suivi de l'information peuvent être utilisés pour améliorer les fonctionnalités ou la sécurité des sites ou pour offrir à l'utilisateur une consultation plus personnalisée du site. Il est à noter que les témoins ne peuvent pas accéder aux fichiers ni aux données de votre ordinateur. Pour en savoir plus sur les mécanismes de suivi de l'information, reportez-vous au Code de confidentialité de BMO Groupe financier sur le site bmo.com.

Transparence

Vous trouverez le Code de confidentialité de BMO Groupe financier sur nos sites Web, en succursale et dans nos bureaux. Nous pouvons à l'occasion apporter des changements au Code. Le cas échéant, nous vous en informerons, comme l'exige la loi. Pour consulter la version la plus à jour du Code, cliquez sur le lien confidentialité qui figure au bas des pages du site bmo.com.

Accès aux renseignements personnels

Si vous voulez consulter ou vérifier des renseignements personnels ou savoir à qui nous les avons communiqués, vous pouvez nous en faire la demande à la succursale ou au bureau avec lequel vous traitez. Il se peut que nous vous demandions de l'information précise pour nous permettre de chercher et de vous fournir ces renseignements. Selon la nature de votre demande, il se peut également que vous ayez à payer des frais minimes, mais nous vous en aviserons d'abord. Dans certains cas, il est possible que nous ne puissions pas vous donner certains renseignements que nous détenons à votre sujet. Le cas échéant, nous vous informerons des raisons qui nous en empêchent.

Dans la majorité des provinces, vous avez le droit de consulter et de vérifier les renseignements personnels que détiennent les agences d'évaluation du crédit à votre sujet. Nous vous fournirons les coordonnées de toute agence de crédit nous ayant fourni un rapport sur vous.

Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

La succursale ou le bureau avec lequel vous traitez a les outils qu'il faut pour répondre à vos questions concernant notre Code de confidentialité. Toutefois, si vous n'êtes pas satisfait des réponses qui vous sont données, n'hésitez pas à nous poser vos questions. Vous pouvez communiquer avec nous aux adresses suivantes :

Président et chef de la direction
Groupe Particuliers et entreprises - Canada
BMO Groupe financier
P.O. Box 1
1 First Canadian Place
Toronto (Ontario) M5X 1A1
Téléphone: 1-800-372-5111

Président et chef de la direction
Groupe Gestion privée
BMO Groupe financier
P.O. Box 150
1 First Canadian Place
Toronto (Ontario) M5X 1H3

Chef de la confidentialité
BMO Groupe financier
P.O. Box 150
1 First Canadian Place
Toronto (Ontario) M5X 1H3

Surveillance indépendante

Bureau de l'ombudsman
BMO Groupe financier
55 Bloor Street West
Toronto (Ontario) M4W 3N5
Téléphone: 1-800-371-2541
Télécopieur: 1-800-766-8029

Bureau du commissaire à la protection de la vie privée du Canada
Place de Ville, tour B, 3e étage
112, rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Téléphone: 1-800-282-1376
Télécopieur: 613-947-6850

À vous de choisir

Nous respecterons votre choix concernant les renseignements personnels. Il suffit de communiquer avec la succursale ou le bureau avec lequel vous traitez pour discuter des options qui s'offrent à vous.

• Marketing direct - Si vous ne voulez pas faire l'objet de notre marketing direct, vous pouvez nous demander de supprimer des informations personnelles de nos listes de marketing direct.
• Communication - Si vous ne voulez pas que nous communiquions les renseignements qui vous concernent aux sociétés membres de BMO Groupe financier (voir la section « Champ d'application »), il suffit de nous le demander. Veuillez toutefois noter que cette demande ne peut s'appliquer si vous voulez obtenir un produit ou un service que nous offrons en partenariat avec une autre société membre de BMO Groupe financier ou si la loi ou la réglementation exige que nous communiquions des renseignements.
• Numéro d'assurance sociale (NAS) - Si vous ne voulez pas que nous utilisions votre NAS à des fins administratives telles que décrites au principe 2, il suffit de nous le demander. Nous respecterons votre demande, sauf dans les cas où votre NAS est nécessaire pour respecter les exigences fiscales, juridiques et réglementaires

Définitions

Le marketing direct

Le marketing direct est la méthode que nous utilisons pour communiquer avec vous par la poste, par télémarketing ou par courriel pour vous donner de l'information sur les produits et les services que nous croyons susceptibles de vous intéresser. Pour ce faire, nous utilisons les coordonnées que vous nous avez fournies. Les renseignements affichés sur vos relevés de comptes papier ou en ligne, aux guichets automatiques, en ligne sur bmo.com et sur les babillards électroniques ou transmis en personne ne font pas partie du marketing direct.

Le chiffrement

Le chiffrement masque les renseignements personnels en format électronique. Ce processus empêche les personnes non autorisées d'accéder à ces données. Les renseignements personnels sont les renseignements qui se rapportent à une personne et qui permettent de l'identifier. Ils comprennent ceux que vous nous avez fournis ou que nous avons recueillis d'autres sources avec votre consentement. Outre le nom, l'adresse, l'âge et le sexe, il peut s'agir, par exemple, de renseignements sur les finances, du numéro d'assurance sociale (NAS), de références et de données sur les antécédents professionnels.

Le NIP

Le NIP est un numéro d'identification personnel qui vous permet d'accéder à vos comptes. Vous êtes la seule personne à le connaître. Nos employés ne peuvent pas le retracer et ne vous demanderont pas de le leur divulguer.

Champ d'application

Le Code de confidentialité s'applique aux activités exercées par BMO Groupe financier au Canada, que vous choisissiez de traiter avec nous dans une succursale, dans un bureau, à un guichet automatique, en ligne ou par téléphone. L'utilisation dans la présente brochure de « nous », de « nos » et de « notre » renvoie à BMO Groupe financier et à ses membres, notamment la Banque de Montréal, la Société hypothécaire Banque de Montréal, BMO Investissements Inc., la Société de fiducie BMO, BMO Nesbitt Burns Inc., BMO Nesbitt Burns Ltée/Ltd., BMO Ligne d'action Inc., BMO Harris Gestion de placements Inc., BMO Compagnie d'assurance-vie, BMO Nesbitt Burns Services financiers Inc., BMO Asset Management Inc. et le Groupe de Fonds Guardian Ltée.

Notre engagement

Chez BMO Groupe financier, nous sommes heureux de répondre aux besoins des clients. Depuis la fondation de la Banque de Montréal en 1817, gagner et garder la confiance de notre clientèle est au centre de nos activités. Nous nous engageons à respecter et à protéger la confidentialité des renseignements personnels que vous nous confiez. Il est donc important que vous sachiez quels renseignements nous recueillons, comment nous les utilisons et qui peut les consulter.

Pour savoir comment protéger vos comptes bancaires, consultez la section sécurité de bmo.com

Déclaration de BMO Groupe financier au sujet des outils Internet

L'utilisation des outils Internet sur les sites Internet de BMO Groupe financier

Des outils Internet comme les témoins et les pixels invisibles peuvent être utilisés sur les sites Internet de BMO Groupe financier pour améliorer nos mesures de sécurité en ligne, évaluer l'efficacité et le succès de nos sites Internet et de nos campagnes de marketing, ainsi que pour offrir à nos utilisateurs en ligne une expérience en ligne plus personnalisée.

Les témoins sont des séries de données échangées entre un serveur et un fureteur afin de faciliter l'utilisation d'un site Internet et d'aider à comprendre comment le site est utilisé. Les témoins ne servent pas à extraire des données de votre disque dur et ils n'exécutent pas de programme sur votre ordinateur.

Les pixels invisibles sont de petites images transparentes incrustées dans des pages Web qui, de concert avec les témoins, contribuent à donner à l'exploitant du site des renseignements sur l'utilisation et l'efficacité du site. La plupart des témoins que nous utilisons sont considérés comme des témoins « volatils », c'est-à-dire qu'ils ne sont pas enregistrés sur votre disque dur mais sont seulement disponibles pendant la durée de la session (jusqu'à ce que vous fermiez votre session ou votre fureteur).

Comment les sites Internet de BMO Groupe financier utilisent les outils Internet :

1. Sécurité
Les sites Internet de BMO Groupe financier qui ont besoin d'authentification peuvent utiliser les témoins pour contribuer à protéger vos comptes contre les utilisateurs non autorisés. Par exemple, notre site des Services bancaires en ligne BMO utilise des témoins. Ceux-ci aident à maintenir l'intégrité de la session et permettent une sécurité accrue, faisant en sorte de bloquer les tentatives non autorisées d'accéder à votre compte dans les Services bancaires en ligne BMO.

2. Évaluation des sites Internet et des campagnes de marketing
BMO Groupe financier ou ses fournisseurs de services peuvent utiliser les témoins et les pixels invisibles pour évaluer l'utilisation et la fonctionnalité de nos sites Internet. Les pixels invisibles peuvent être utilisés sur les sites Internet de BMO Groupe financier et dans les publicités afin de mieux personnaliser nos sites et d'offrir une expérience client améliorée. BMO Groupe financier utilise aussi ces renseignements pour compiler des données sur l'utilisation des sites et les habitudes. Par exemple, BMO Groupe financier peut constater combien de fois on clique sur un lien ou une publicité ou le succès d'une formule de demande en ligne. Les renseignements recueillis au moyen des témoins et des pixels invisibles sur les sites Internet de BMO Groupe financier servent à évaluer le rendement et la fonctionnalité des sites. Les renseignements peuvent inclure les pages visitées, le type de fureteur utilisé, le niveau de chiffrement supporté par votre fureteur, votre adresse de protocole Internet (IP) ainsi que le site Internet qui vous a orienté vers celui de BMO Groupe financier.

3. Expérience en ligne personnalisée
Les sites Internet de BMO Groupe financier peuvent aussi utiliser les témoins pour recueillir des renseignements au sujet des activités et des préférences en ligne, comme, par exemple, les pages Internet visitées, la durée des visites et les téléchargements réussis. Ces renseignements peuvent être utilisés avec d'autres afin :

1. de nous aider à mieux comprendre vos intérêts et vos besoins;
2. de vous offrir une expérience en ligne personnalisée;
3. de présenter de nouveaux outils et de nouvelles fonctions du site.

Acceptation des témoins

Les témoins constituent une technologie courante, et de nombreux fureteurs ont pour valeur implicite d'accepter automatiquement les témoins. Vous pouvez configurer votre fureteur pour qu'il vous avise lorsqu'un témoin est établi, pour vous donner la possibilité de décider si vous voulez l'accepter. Si vous décidez que vous ne souhaitez pas recevoir de témoins, consultez l'aide en ligne de votre fureteur pour des instructions et des renseignements sur l'établissement des préférences en matière de témoins. Vous pouvez aussi configurer votre fureteur pour qu'il rejette immédiatement les témoins. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez continuez de naviguer sur les sites de BMO Groupe financier; vous devez toutefois savoir que certaines caractéristiques du site peuvent ne pas fonctionner correctement sans les témoins. Veuillez prendre note que si vous souhaitez utiliser un service comme les Services bancaires en ligne de BMO, vous devrez accepter les témoins afin de maintenir l'intégrité de la session et d'assurer sa sécurité.